Max, Betreiber des KingKong Clubs, schildert die täglichen Herausforderungen, die das Management von Anfragen und Kundenkontakten mit sich brachte. Diese Probleme hatten weitreichende Auswirkungen auf die Effizienz des Betriebs und die Motivation seines Teams:

Zu langsame Reaktionszeit auf Leads

Viele Anfragen wurden zu spät oder gar nicht beantwortet. Dadurch gingen potenzielle Kunden verloren, und der Club verpasste wertvolle Chancen, neue Mitglieder zu gewinnen. Die Konsequenz: Umsatzverluste und ein negativer Eindruck bei Interessenten, die schnell eine Antwort erwarteten.

Ineffiziente manuelle Follow-ups

Das Nachfassen bei Interessenten war extrem zeitaufwendig und oft lückenhaft. Häufig gerieten wichtige Kontakte in Vergessenheit oder wurden nicht systematisch nachverfolgt. Dies führte zu unnötigen Doppelarbeiten und einer geringeren Erfolgsquote bei der Terminierung.

Ressourcenknappheit und Demotivation

Das Team war durch die Vielzahl an manuellen und sich wiederholenden Aufgaben überlastet. Repetitive Tätigkeiten wie das Nachfassen von Anfragen führten zu Demotivation und Frustration bei den Mitarbeitern, was wiederum die Servicequalität beeinträchtigte.

Fehlende Übersicht durch verschiedene Kanäle

Anfragen kamen über Social Media, Google, E-Mail und Anrufe herein – ein regelrechter Kommunikations-Dschungel. Ohne ein zentrales System gingen Nachrichten unter oder wurden zu spät bearbeitet. Diese fehlende Struktur sorgte für Chaos und beeinträchtigte den Überblick über potenzielle Leads.

Hohe Kosten bei manueller Bearbeitung

Die Terminierung von Anfragen erforderte den Einsatz von 4–5 Vollzeitmitarbeitern, was hohe Personalkosten und zusätzlichen administrativen Aufwand für das Team bedeutete.

Max brachte es auf den Punkt: Ohne eine automatisierte und zentrale Lösung war es nicht möglich, effizient auf Kundenanfragen zu reagieren und den Club erfolgreich weiterzuentwickeln. Die Folgen der Herausforderungen waren spürbar in Umsatzverlusten, Überforderung im Team und einer ineffizienten Nutzung der vorhandenen Ressourcen.