Von Dennis Melson, Geschäftsführer der Simpli GmbH · 14.10.2026
No-Shows bei Beratungsterminen sinken, wenn vier Dinge zusammenkommen: Der Termin wird vereinbart, solange das Interesse frisch ist. Der Interessent ist vorher qualifiziert und weiß, was ihn erwartet. Er wird dort erinnert, wo er tatsächlich liest. Und wer absagt oder nicht erscheint, wird sofort neu eingebucht, statt abgehakt zu werden.
Wie hoch ist Ihre No-Show-Rate wirklich?
Viele Unternehmen unterschätzen ihre No-Show-Rate, weil sie nur die Termine zählen, zu denen niemand kam. Kurzfristige Absagen, verschobene Termine, die nie stattfanden, und Gespräche, die nach zwei Minuten abgebrochen wurden, fallen durch das Raster.
Aussagekräftiger ist die Erscheinensquote: Wie viele der vereinbarten Beratungstermine haben tatsächlich stattgefunden, Absagen und No-Shows mitgezählt? So rechnet zum Beispiel die ROK Akademie in Wien. Von Dezember 2025 bis September 2026 fanden dort 197 von 458 Terminen statt, die Eva vereinbart hatte, und 103 von 371 Terminen, die das Team von Hand eingetragen hatte (Auswertung). Die Termine über Eva fanden damit rund anderthalbmal so oft statt.
Die Zahl zeigt auch: Selbst mit gutem Prozess erscheint nicht jeder. Wer seine Quote kennt, kann sie gezielt verbessern.
Warum erscheinen Interessenten nicht zum Beratungstermin?
Die Gründe sind selten böser Wille. Meist passt einer der folgenden Punkte nicht:
| Ursache | Woran Sie es erkennen | Was hilft |
|---|---|---|
| Das Interesse ist abgekühlt | Zwischen Anfrage und Termin liegen Tage | Termin direkt im Erstkontakt vereinbaren, auch abends und am Wochenende |
| Der Termin wurde vergessen | Interessent reagiert erst auf Nachfrage, entschuldigt sich | Bestätigung und Erinnerungen per Nachricht, nicht nur per E-Mail |
| Der Interessent wusste nicht, wozu der Termin dient | „Ich wollte eigentlich nur Infos“ | Vorher klären, worum es geht und was der Interessent im Gespräch klären möchte |
| Der Termin passte nie richtig | Viele kurzfristige Absagen | Den Interessenten selbst wählen lassen, Umbuchen so einfach wie Buchen machen |
| Er passt nicht zum Angebot | Gespräch endet nach fünf Minuten | Voraussetzungen und Finanzierung vor dem Termin klären |
| Ein anderer Anbieter war schneller | Interessent hat sich schon entschieden | Schneller Erstkontakt und Termin, solange er noch sucht |
Was bringen Terminerinnerungen per Nachricht?
Die beste Studienlage zu diesem Thema kommt aus dem Gesundheitswesen, wo verpasste Termine seit Jahren untersucht werden. Ein Cochrane-Review hat acht randomisierte kontrollierte Studien mit 6.615 Teilnehmern ausgewertet (Gurol-Urganci et al., 2013). Das Ergebnis:
- Ohne Erinnerung erschienen 67,8 % zu ihrem Termin.
- Mit Erinnerung per Handynachricht waren es 78,6 %.
- Mit Erinnerungsanruf waren es 80,3 %.
Erinnerungen per Nachricht wirkten demnach ähnlich wie Anrufe. Zwei der Studien berichteten, dass die Kosten je Nachricht pro erschienenem Patienten um 55 % beziehungsweise 65 % niedriger lagen als die Kosten je Erinnerungsanruf. Die Autoren bewerten die Qualität der Belege als niedrig bis mittel. Es geht um Arzttermine, nicht um Verkaufsgespräche. Die Richtung ist trotzdem klar: Eine Erinnerung per Nachricht ist günstig und wirkt.
Für Sie heißt das: Erinnern Sie auf dem Kanal, auf dem Ihre Interessenten tatsächlich lesen. Eine E-Mail im Spam-Ordner erinnert niemanden. Wer Sie per WhatsApp kontaktiert hat, liest dort auch die Erinnerung, vorausgesetzt, er hat dieser Art der Kontaktaufnahme zugestimmt.
Warum die Zeit bis zum Termin zählt
Je länger zwischen Anfrage und Termin Zeit vergeht, desto mehr kann dazwischenkommen: ein anderer Anbieter, ein voller Kalender, schlicht nachlassendes Interesse.
Bei der ROK Akademie vergingen im Median 18 Minuten von der Anfrage bis zum gebuchten Termin, wenn Eva ihn vereinbart hat. Bei Terminen, die das Team von Hand eingetragen hat, waren es im Median 17 Stunden (Auswertung). Gleichzeitig fanden die Termine über Eva rund anderthalbmal so oft statt.
Das ist eine Auswertung echter Kundendaten, kein kontrollierter Versuch. Es kommen auch andere Unterschiede in Frage, etwa die Qualifizierung vor dem Termin und die automatischen Erinnerungen. Die Daten sprechen aber dafür, dass ein schnell vereinbarter, gut vorbereiteter Termin eher stattfindet.
Was zeigen unsere Fallstudien?
Bei der FPZ GmbH, einem Anbieter medizinischer Therapieprogramme, platzte vorher nahezu die Hälfte aller vereinbarten Termine. Durch die automatisierte Kommunikation und den persönlichen Ansatz fiel die No-Show-Rate von 40 % auf unter 3 %.
Beim King Kong Club in Salzburg werden 90 bis 95 % der Anfragen terminiert. Laut Fallstudie bleibt Eva auch dann dran, wenn Termine abgesagt werden, und sorgt dafür, dass die Interessenten erneut eingebunden werden.
Wie fassen Sie nach einem No-Show richtig nach?
Ein verpasster Termin ist oft einfach ein verpasster Termin. Der Interessent hatte einen Notfall, saß noch im Auto oder hat die Uhrzeit verwechselt. Wer ihm jetzt Vorwürfe macht oder gar nicht reagiert, verliert ihn.
Besser ist eine kurze Nachricht kurz nach dem verpassten Termin, ohne Vorwurf und mit einem konkreten Angebot. Zum Beispiel: „Schade, dass es heute nicht geklappt hat. Passt Ihnen Donnerstag um 18 Uhr oder Freitag um 10 Uhr besser?“ Zwei konkrete Vorschläge sind leichter zu beantworten als die offene Frage nach einem neuen Termin. Kommt keine Antwort, fassen Sie in den folgenden Tagen noch ein- oder zweimal nach.
Checkliste: So senken Sie Ihre No-Show-Rate
- Messen Sie die Erscheinensquote, Absagen und No-Shows mitgezählt, getrennt nach Quelle der Anfrage.
- Vereinbaren Sie den Termin im ersten Kontakt, nicht in einem zweiten Anlauf am nächsten Tag.
- Lassen Sie den Interessenten den Termin selbst wählen und machen Sie Umbuchen so einfach wie Buchen.
- Qualifizieren Sie vorher. Wer Voraussetzungen, Finanzierung und Startzeitpunkt geklärt hat, weiß, warum er kommt.
- Bestätigen Sie den Termin sofort mit Datum, Uhrzeit, Ablauf und Namen des Beraters.
- Erinnern Sie per Nachricht, zum Beispiel am Vortag und kurz vor dem Termin.
- Geben Sie dem Termin einen Grund. „Ihr Berater bereitet die Fördermöglichkeiten für Sie vor“ wirkt verbindlicher als „Erinnerung an Ihren Termin“.
- Fassen Sie bei einem No-Show sofort nach, freundlich und mit einem konkreten neuen Terminangebot.
- Geben Sie Interessenten, die absagen, einen nächsten Schritt, statt sie aus dem Prozess zu nehmen.
Wie viele Ihrer Beratungstermine finden statt?
Hier beantworten Sie fünf kurze Fragen, danach meldet sich Eva per WhatsApp bei Ihnen. In wenigen Minuten wissen Sie, ob sich eine Zusammenarbeit für Sie lohnt. Passt es, vereinbart Eva direkt einen Termin. Darin zeigen wir Ihnen, wie viele Beratungstermine bei anderen Unternehmen stattfinden, und rechnen es mit Ihren Zahlen durch.
Häufige Fragen
Was ist eine No-Show-Rate?
Die No-Show-Rate ist der Anteil der vereinbarten Termine, zu denen der Interessent nicht erscheint, ohne abzusagen. Für die Planung im Vertrieb ist die Erscheinensquote aussagekräftiger: Wie viele vereinbarte Termine finden tatsächlich statt, Absagen und No-Shows mitgezählt?
Helfen Terminerinnerungen per Nachricht gegen No-Shows?
Ja, dafür gibt es gute Belege aus dem Gesundheitswesen. Ein Cochrane-Review von acht randomisierten Studien mit 6.615 Teilnehmern fand Erscheinensquoten von 67,8 % ohne Erinnerung und 78,6 % mit Erinnerung per Handynachricht. Erinnerungen per Nachricht wirkten ähnlich wie Erinnerungsanrufe.
Wann sollte man einen Interessenten an den Termin erinnern?
Bewährt haben sich eine Bestätigung direkt nach der Buchung, eine Erinnerung am Vortag und eine kurz vor dem Termin, jeweils auf dem Kanal, auf dem der Interessent tatsächlich liest. Belastbare Studien zum besten Zeitpunkt gibt es kaum; testen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen.
Was tun, wenn ein Interessent nicht erscheint?
Sofort nachfassen, freundlich und ohne Vorwurf, mit einem konkreten Angebot für einen neuen Termin. Ein geplatzter Termin ist kein verlorener Interessent, wenn jemand dranbleibt.
Quellen
- Gurol-Urganci I et al.: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments. Cochrane Database of Systematic Reviews 2013, Issue 12 (Abstract, PDF) (abgerufen am 14.10.2026)
- Cochrane: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments (Zusammenfassung) (abgerufen am 14.10.2026)
- simpli.bot: Auswertung der ROK Akademie (Bildungsanbieter) (abgerufen am 14.10.2026)
- simpli.bot Fallstudie: FPZ (abgerufen am 14.10.2026)
- simpli.bot Fallstudie: King Kong Club (abgerufen am 14.10.2026)